第九章　机关其他常用文书的写作（下）

　　第五节　讲话类文书

　　一、讲话类文书:是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称——是在公众场合经常使用的文书

　　二、讲话类文书的类型: 根据讲话的场合及主旨的不同,可分为三类:1）讲话稿 :是指各级领导在各种会议上宣读的文稿. 2）开幕词:是在大会开始时,由主要领导人向大会会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题、向与会代表提出希望的书面文稿.—具有指导性、方向性和基调性的作用.闭幕词:是在大会结束时由主要领导人向大大会会宣读的概括大会主人精神、总结大会成果、指出会后努力方向的文稿.—具有总结性、激励性和评估性的作用. 3）欢迎词:是对客人的到来表示热烈的欢迎的一种讲话类文书.欢送词:是是客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书.答谢词:是宾客在受到主人的热情款待时,向主人表示感谢的一种讲话类文书.

　　三、★讲话类文书的特点:1）口头性 2）直接性 3）针对性

　　四、讲话类文书的写作 :都由开头、主体、结尾三部分组成.

　　五、讲话类文书的写作

　　1、写作格式

　　①讲话稿:没有固定的写作格式,往往依讲话的内容、场合和目的而定. 开头:可彩开门见山的单 直入式,也可以采用设置悬念的提问式,或说明讲话目的和原因的交代式.主体:主要是阐明形势、任务、方法对策等内容. 结尾:一般总结全文,自然收束,并提出希望.展望未来,使人回味无穷.

　　②开幕词:开头:宣告会议开幕,常用称呼开头,接着说明会议的组织组织情况. 主体:一般先总结以信成败得失,然后说明大会议题（大会任务）；指出解决这些议题（任务）的有利条件,进行可行性分析,使大家认识到在本次会议上解决这些问题时机是成熟的,条件已经具备；还可交代大会议程（主要活动安排情况）. 结尾:要有鼓动性、号召性和预祝性,提出要求和希望,意在为大会的顺利进行创造良好的气氛.

　　闭幕词 :开头:概括总结大会的主要成效.主体:包括两方面内容.一是分门别类总结大会情况.二是提出贯彻执行的意见. 结尾:一般提出号召或希望,也可以鼓舞人心的口号作为结尾.

　　③ 欢迎词、欢送词、答谢词:开头:首先要交代欢迎、欢送或是答谢的对象（应用尊称）,然后用热情洋溢的语言向客人表示欢迎、欢送或是对主人的盛情表示谢意.写作时应充分流露致词者的友好心情. 主体:这部分内容写作比较灵活自由,无固定的写作格式.整个主体部分的写作要充分表示出友好的态度. 结尾:应对主体部分的内容做出总结,同时对有关问题,特别是涉及双方共同关心的有关事项发出号召,提出期望.写作时应使用一些具有激励性、鼓舞性的语言,从而起到振奋人必、激励向上的作用.最后再写一些表示祝愿的话语.

　　2、★讲话类文书的写作要求:1）主题要鲜明、集中、切勿顾左右而言他,东拉西扯；2）材料要真实、新颖；3）布局要清晰、紧凑、讲究步步推进,环环相扣； 4）语言要明白、生活,表达要简单、明了、生动活泼.

　　第六节　记录类文书

　　一、记录类文书,是指如实记录有关内容而形成的公务文书.

　　记录类文书的类型包括:

　　①会议记录:是指如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书.还是制作会议经要、会议简报等公务文书的重要依据.

　　②电话记录:是在用电话处理公务时,记载有关通话内容的文书.

　　③接待记录:是指在接待群众来访时,记载有关接待内容的文书.

　　④大事记:是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书.具有客观、准确、系统、可信的特点.

　　二、★记录类文书特点:1）内容纪实性 2）材料的直接性 3）语言的实录性

　　三、 记录类文书的写作

　　（一）会议记录的写作格式及写作要求:

　　1、会议记录一般包括以下部分:1）会议组织情况:应写明会议名称、届数、起止时间、地点、出席、列席、缺席人数和姓名以及缺席原因,主持人和记录人的姓名,会议主要议题等.2）会议议题和议程 3）会议的进程和内容4）必要的手续:每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读,发现成就或遗漏应立即更正或补充,然后由会议主持人和记录人在记录后边签字,并注明本次记录的总页数.

　　2、会议记录一般要做到:1）记录人必须集中精力,把应该记录的内容迅速记录下来.2）要求记得正确、清楚、完整,重点内容要求准确、详细.3）对特别重要的会议内容,为保证记录的准确,可根据现场录音整理或核对记录稿,可几人同时记录,完毕后核对,整理出一份准确、完整的记录. 4）会议记录一般用汉字书写,字体要规范、清楚,不要用速记符号或其他非规范文字、文体,以保证其作为原始依据的有效性.

　　（二）电话记录的写作格式及定价写作要求: 一般有发出电话记录和接收电话纪录表格填写.

　　①★电话记录要注意的情况（接受电话一般应包括的内容）:1）接受时间. 2）来电单位和来电会话人、注明其姓名、职务等身份情况.3）来电话内容.4）处理结果,即将电话记录交有关人员处理的情况,此项内容在受话完毕后才能填写.5）接电话人姓名,必要时写明职务.

　　②发出电话记录一般应该包括:发电时间；发往机关；发电话人（姓名、职务）；接电话人（姓名、职务）；发电话事由.

　　③作电话记录要注意以下要求:

　　（1）接受汇报或了解情况时,要记明事件情况,必要时还要询问有关情节和细节,每个要素、情况都城要细致准确,整体情况要完整.（2）电话请示时,要记清领导机关或领导人作的指示或答复,并记明发话人（传达人或领导本人）的姓名、职务,以便向本单位领导汇报.（3）接受上级指示或通知时,要分条记明指示或通知事项,对时间限制、工作安排和要求等要记清楚、准确.（4）重要的发话内容,要求对方复述,让对方确认无误才行.向别人传达重要事项时,也应要求受话人复述受内容.（5）一定要记下来电话人或受话人的姓名、职务、以保证内容的可靠、保密,并有据可查.

　　（三）接等记录的写作要求:

　　1、接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项.

　　2、接待记录的写作要求基本同于会议记录和电话记录.

　　（四）大事记的写作格式及写作要求

　　1、大事记的写作一般包括: （1）标题:一般由机关名称及内容加“大事记”构成.（2）开头:用于说明编写目的、意义、体例及时限等.（3）正文:由时间和记事两部分构成.按年月日排序.（4）结尾:用于说明材料的真实性和使用、处理等事项.

　　2、★大事记的写作要求:1）要记述“大”事.大事不漏,小事不记.2）要客观真实； 3）要言简意赅.

　　第七节　简报类文书

　　一、简报:是简明扼要的书面报告.简报类文书:是用于汇报工作、反映问题、交流、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的信息载体.一般在内部运转,是使用最普遍、最广泛也是最常见的应用文书之一. 常见的名称有:“简讯”“快讯”“快报”“动态”“信息”“工作通讯”“情况通报”“情况反映”“内部参考”“摘报”等.

　　二、简报类文书的类型:1）会议简报:即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报.2）工作简报:就是反映本部门、本

　　系统各方面工作情况的简报.

　　三、简报类文书特点:1）简,即简报在文字上要简明扼要 2）快,即编发简报要迅速及时 3）新,即立意要新、内容要新

　　四、简报类文书写作:

　　1、简报类文书的写作格式: 一般由报头、主题、报尾三部分组成.

　　① 报头:简报的一个突出特点就是有独特的报头. ②主体:主体一般由按语、标题和正文组成.

　　按语:用来说明编发简报的原因或目的,以引起读者的重视. 标题:拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力.

　　③报尾:正文写完之后,用一条黑线将主体部份与报尾部隔开,在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数.

　　2、简报类文书写作要求:1）内容要真实、确切；2）篇幅要短小；3）针对性、指导性要强

　　第八节　建议类文书

　　一、 建议类文书概述

　　1、★建议类文书,是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书.

　　2、建议类分文书的分类:提案、建议三种.

　　①提案:是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书. 一般在各级政协会议和职工代表大会中使用.

　　②建议:是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书.

　　二、★建议类文书的特点:①建议性②说理性:文字表达上力求实实在在,明确具体富于说理性③委婉性:语气要委婉和切中要害

　　三、 建议类文书的写作

　　1、提案的写作格式与写作要求

　　① 提案的写作一般包括: （1）标 题 写明XXX单位XXX会议第X号提案.（2）案 由 此部份简明扼要地写明提案的内容.（3）提案人 在“案由”下方,定上提案人的姓名. （4）理 由 理由要说明提出建议或意见的原因.（5）办 法 写明解决问题的办法和措施.（6）日 期 在正文的右下方,署上提案所写的时间.

　　②★提案的写作要求:1）熟悉同提案有关的情况 2）注意区别提案同一般文章的行文格式.为醒目起见,分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头.

　　2、建议的写作格式及写作要求

　　①建议的写作格式:由标题、称谓、正文和落款组成.

　　（1）标题:有三种写法:一是直接写“建议”或“建议书”；二是在其之前加上建议或倡议的主要内容,有时还加上建议单位名称；三是采用文章标题写法.（2）称谓:即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名.（3）正文:一般由前言、主体和结语组成.前言写建议的背景、原因、目的等；主体写建议的具体事项.结语写希望、要求等.（4）落款:写建议者个人、集体或单位名称,并注明年月日.

　　②★建议的写作要求:1）把握分寸要适度 2）所列内容要具体 3）表述语言要精练