第三章 公文的体式与搞本

    第一节 公文的体式

    1）公文体式概述

    公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。（作用 ：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便）

    2）公文的文体

    是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。

    应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。

    （1）公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。（叙述、议论、说明）

    1.叙述：是将人物的经历和事件性发展变化过程所作的叙说与交代。（包括：人和事两方面）（倒叙、插叙、顺叙）

    2.说明：是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。

    （定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明）

    3.议论：就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。（三要素：论点、论据、论证）

    A.论点：又称论题或观点。是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度。（统帅：要证明什么？）

    B.论据：是证明论点的真实性的根据。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是法规论据。（基础：用什么证明）

    C.是运用论据来证明论点的方法和过程。（桥梁：如何证明）

    （2）公文的语言特点：准确、简明、庄重、得体。

    准确：是公文语言的主要特征和基本要求。

    简明：用最少的文字表达尽可能多的内容。

    庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。

    得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。

    得体的基本要求：一是发适应行文的语体风格。二是要分清上下级关系，掌握好分寸。三是要多运用公文的专用语。

    第二节 公文的构成要素与书面格式

    （1）公文的构成要素（21项）

    1.指定项目：公文管理标识（包括公文格式代码、印制顺号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记）、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等11项（必填）

    2.选择项目：签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等10项（选填）

    （2）公文的书面格式：指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写样式。

    （一）文头部份：1.公文格式代码 2.印制顺序号 3.秘密等级 4.紧急程度 5.收文处理标记 6.发文机关版头7.发文字号 8.签发人姓名（8部份）

    1.公文格式代码。又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标志符号。

    位置：位于文件首页发文机关版头左上角。由九位阿拉伯数字组成。

    2.印制顺序号。又称公文份号，是指依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。主要针对秘密文件使用。

    位置：位于文件首页发文机关版头左上角文件检索代码下方。由六位阿拉伯数字组成，前面冠以“NO.”符号。数字不足规定数时，前面用“○”（零）补齐。

    3.秘密等级。简称密级，是指公文秘密程度的等级。分绝密、机密、秘密三级。

    标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。

    位置：位于文件首页公文版头左上角，公文份号下方，并在文件封皮上加盖戳记注明。

    保密时限：一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。

    绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。

    机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。

    秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。

    4.紧急程度。又称缓急时限或处理时限，是对公文送达和办理的时间限度。程度分：特急、急件。紧急电报分：特提、特急、加急、平急。

    位置：位于文件首页文头左上角。需与密级并用时，位于其下，上下对齐。加戳记注明。

    时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。

    5.收文处理标记。包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号（全宗号、目录号、安卷号）等项目。

    位置：位于文件首页发文机关版头右上方空白处，由收文机关加盖收文处理章标识。

    6.发文机关版头。简称“文头”。是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。

    位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。

    党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。

    7.发文字号。指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、发文年度（加六角括号〔〕）和发文顺号组成。

    作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理，二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。

    编排发文字号要力求准确、稳固、系统。

    位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列：“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。

    8.签发人姓名。是表示公文生效并对该公文内容郑重负责的一个标志。一般供上行文使用。

    位置：发文字号右侧标注“签发人”后标签发人姓名。

    （二）行文部份： （1.公文标题 2.题注 3.主送机关 4.正文 5.无正文说明 6.附件说明 7.发文机关署名 8.成文日期 9.机关印章与领导人签署 10.注释或特殊要求说明）10部份。

    1.公文标题。是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成。

    写法：A.省略发文机关名称。B.省略事由 C.机关名称和事由同时省略。

    2.题注。是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等。

    位置：位于公文标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。

    3.主送机关。指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。

    位置：位于正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。

    三种情况：A. 上级领导机关对下级发出的公文，其属下的下级机关单位都负有贯彻执行公文的责任。B. 下级机关务上级领导机关发出的请示或报告等上行公文，不管请示或报告的内容事项如何重要，都只有一个具体的主送机关。C.直接向社会公众发布的公文，如公告等主送机关可以省略。

    4.正文。是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。

    正文结构分：导语、正文主体、结束语三部份。

    导语部份写作有：依据式、目的式、原因式三种。

    正文主体的写作要求：略。P73

    5.无正文说明。指由于篇幅所限，使公文生效标识（即落款、印章与成文日期）与正文不能同处在一个页面上而出现分离状况时，为维护公文的完整性而作的说明。

    注意两点：A.只限于文件的正文与文件的生效标识（发文机关落款、印章与成文日期）不能同处在一个页面上而出现正文与生效分离的状况时。

    B.“（此页无正文）”的标识位置应在发文机关落款的左上方第一行顶格书写。

    6.附件说明。是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数的。（形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。）

    位置：位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明附件材料名称及件数。

    7.发文机关署名。又称落款，是指在正文或附件说明之后署上制发该份公文的机关名称，亦即公文的法定作者。

    位置：应在正文、无正文说明或附件之后，右下方另行书写，同正文之间应有一定间隙，以便用印。

    注意要点：A发文机关的名称必须用全称或规范化简称。

    B.联合发文的机关名称都要写上，般以主办单位为先，然后依次排列。

    8.成文日期。指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全）

    注意事项：A.一般情况下，以领导人签发日期为准。

    B.经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的正下方。

    C.法规、规章类文件以批准日期为准。

    D.两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。

    E.一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。

    9.机关印章与领导人签署。机关印章是公文制发机关对文件生效负责的凭证。领导人签署指发文机关领导人在公文的落款处，本人职务名后面签 字或盖章。

    印章位置：在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。

    注意要点：A.除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，应当加盖印章

    B.联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。

    C.联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。

    生效标志：发文机关的署名、成文日期、机关印章与领导人签署统称为“文件生效标志”。

    10.注释或特殊要求说明。用以说明公文中在其他区域不便说明的各种事项，如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读（传达）范围、使用方法等。

    阅读（传达）范围：是指根据公文内容和工作需要所限定的公文发送的范围和规定公文的阅读对象。

    位置：在成文日期的左下方，文尾部分主题词之上，用圆括号括入。

    注意情况：A.发给各省、自治区、直辖市党委、各大军区党委。只供各受文单位的党委常委（党组成员）以上干部阅读。

    B.发至省、军级。省军级党员干部，以及中央或中央组织部批准按军级待遇及其他相当职务的党员干部，可阅读发至省、军级的中央文件。各正厅局级单位党委（党 组）的主要负责同志，可阅读有关的省军级中央文件。

    C.发至地、师级。厅局级以上的党员干部可以阅读。

    D.发至县、团级。县处级或相当级别以上的党员干部可以阅读。

    E.发至县、团级并可登刊的文件，一般可以至基层党委或党支部。

    F.公开发表。以批准可在报刊、电台、电视台刊登、播发的文件，同内部印发的正试文件具有同等效力，应与正式文件一样依照执行。

    （三）文尾部份：1.主题词 2.抄关机关 3.印发说明 4.页码（4项）

    1.主题词。指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或名词性词组。

    作用：A.公文标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。

    B.公文标注主题词，可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度有利提高整个机关的办事效率。（表现：快、准、全）

    C.公文标注主题词，有利于文书档案管理的规范人，系统化、科学化。

    位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。

    1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。

    注意事项：A.必须在公文主题词表中选用主题词。

    B.公文主题词表中的类别标题不作主题词。

    C.一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。

    D.在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。

    E.主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。

    2.抄送机关。是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。

    位置：位于主题词下方位置，用与图文区等长的横线与主题词隔开。

    注意原则：A.抄送要限于同文件内容有关，需要对方知道或者协助办理的机关，既不能滥报滥送，也不能漏报漏送。

    B.向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关；向上级机关的报告，一般也不要抄送下级机关。

    C.向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。

    D.在一般情况下，下级机关不得越级行文请、报告、也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越级的上级机关。

    E.受又重领导的单位的请示、报告、应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。

    3.印发说明。又称印制版记，是指文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件发制发单位的名称、印发日期和负印制份数等。

    印制单位：一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。

    印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。

    印制份数：是该份文件所印的数量。

    位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。

    4.页码。是指公文每一张页的顺序编号。

    位置：用阿拉伯数字标注在每页图文区下端。正面为单数，位于右下角： 反面为双数，位于左下角。没有图文区的页面不标页码。

    方尾残缺：是指一份公文缺少文尾部份。

    文尾错位：是指文尾的位置安排不当。

    公文整体而结构有：单式结构和复式结构。

    单式结构：是指一份公文由一个主件单独构成。

    复式结构：A.一种是主件加附件。B.一种是转发件加被转发件（含印发、发布、批转等）

    第三节 公文的排版形式与装订要求

    1）公文的排版形式

    公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。

    包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。

    1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：

    1.公文用纸的尺寸和规格。

    16开型：长260mm、宽184mm.

    国际A4：长297mm、宽210mm

    2.公文的书写形式。

    公文中的文字符号一律采用从上至下、自左向右横写横排（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。

    3.字体字号 的选用。一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。

    发文机关标识：推荐使用 高X宽 22mmX15mm 黑变体字或初号宋体字。联合行文推荐使用小初号体字。

    公文大标题：推荐使用二号宋体字。

    小体题 ：推荐使用三号宋体字。

    秘密等级、缓急时限和各标记字符或其它重点句推荐使用三号黑体字；主题词：推荐使用三号宋体字。

    公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采用三号或四号仿宋体字。

    公文的标点符号：符合1990年3月修订发布的《标点符号用法》规定。

    4.多层次结构的标识方法：

    第一级用：一、二、三……

    第二级用：（一）、（二）、（三）……

    第三级用：1 、 2、3、……

    第四级用：（1）、（2）、（3）……

    2）公文的装订要求

    公文一律左侧装订。采用线装、钉装或胶粘等的办法。

    第四节 公文的稿本

    1）公文的稿本：是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。

    1.草稿。草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。

    草稿的特点：尚未定型、非正式、无效力。

    按照文稿的作用和形成特点，可称为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等。

    2.定稿。是指草稿经过修改、审阅、并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。

    定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。

    2）公文的文本

    同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。

    1.正本。根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。突出特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以实文件的效力。

    2.副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。

    作用：主要代替正本供传阅、参考和备查使用。

    3.存本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。

    存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。

    4.修订本。是指对于已经发布生效的文件，在衽一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。

    5.试行本、暂行本。文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。

    6.各种文字文本。各种文字文本包括以下两层意思：第一是指我国少数民族自治地区，为便于工作，党政领导机关发文往往是同一份文件同时使用汉文文栈少数民族文字文本。第二是指外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。