文件汇编

一、种类

(一)发文汇编 —— 是将某单位发制的文件按字号或时间顺序排列汇编成册。

例：《广州市食品公司文件汇编》

(1997 市食党1-50号)

市食党字[97] 1号

2号

3号

注意：不同发文字号的文件应分别编制汇编。

(二)专题文件汇编 —— 是将反映某一专题的文件汇编成册。

例:《房改工作文件汇编》、《XX学校管理制度汇编》、《计划生育文件汇编》、《公司合同汇编》、《招生工作文件汇编》、《人事工作文件汇编》

(三)收文汇编 —— 是将上级机关的普发性文件按一定的顺序汇编成册。

例：《市教育局文件汇编》(1996-1999)

二、汇编目录及编号

1、汇编目录——文书档案卷内目录

2、目录夹

3、编号

1

参考资料

概念：是按照一定的题目，对有关档案材料的内容进行研究、综合、加工而成的，可供利用者直接阅读使用的一种档案编研材料。

全宗介绍

一、概念: 是以某一全宗为对象范围，以文章叙述的形式对立档单位及其档案的内容和成分价值情况进行报导的一种参考资料。

二、编写必要性

1、编制全宗指南是档案馆(室)的一项基础业务建设;

2、编制全宗指南为利用者提供基本的查找线索;

3、编制全宗指南为编写档案馆指南积累资料。

三、结构

1、封面：全宗指南名称、全宗档案起止时间、全宗号、编制者、编制时间

例：广州市技术监督局全宗指南(1984-1998)全宗号：175

综合档案室编

一九九八年六月十八日

2、正文：

A、立档单位历史沿革简介：

a、全宗构成者名称

b、时间

c、隶属关系

d、领导人名录：党组织领导名录;行政领导名录

c、内部组织机构的设置及职能

f、其它

B、档案情况简介：

*数量

* 保管期限

*完整程度—归档率95%

*档案价值

例：全宗内档案记录了本单位在各个历史时期党务、政务及其它活动的主要情况，

较全面地反映了本局履行工作职能的概况，政利用价值较高。

*鉴定情况

*检索工具的编制情况

* 档案利用情况

C、档案内容与成分介绍：以文章叙述形式，按全宗内档案的实际分类体系介绍。

例：(一)文书档案

本全宗共有文书档案--------卷，其中永久--------卷，长期---------卷，短期---------卷。按年代—问题(或年代—机构)组卷，主要内容有：

(二)基建档案

本全宗共有基建档案-------卷，全部永久保管，分基建项目和房屋产权两类。主要内容有：

(三)设备档案

本全宗共有设备档案------卷，分办公设备和交通设备两大类，全部短期保存。

(四)会计档案

本全宗共有会计档案--------卷，其中永久-------卷，定期--------卷，分会计报表、账簿、凭证、工资四大类。

(五)声像档案

本全宗共有声像档案-------卷， 分照片、录音、录像、光盘四大类，其中底片------张;照片------张;录音带-------盒;录像带-------盒;光盘------并;主要内容有：单位建设面貌、人物、会议、参观视察、业务活动、文娱活动、荣誉等七大类。

(六)人员档案

本全宗共有人员档案-------卷，分已故人员、非在职人员两类，长期保管。

D、其它

a、 所采用的材料全部来源于本档案室库存档案;

b、合并单位档案保存情况;

c、隶属关系变化使档案保存发生变化。

大事记

一、概念：是一种以时为经、以事为纬，简明地记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具书。

二、特点：

*必须严格地按照时间顺序记载有关历史事实。

*使用编年记事体。编年记事体是一事一记，逐年、逐月、逐日以时间发生的时间先后为序记述，一日数事，则分条记述。

三、结构：

1、 题名。包括总标题，记述事件的起止时间，编者。

例如：《XX市文化局大事记》

X年X月-X年X月

XX市文化局档案室编

2、目录。

3、正文。大事记的主体部分，主要由大事时间和大事条目组成。其编写要求详后。

4、辅文：图表、注释、讲话稿等

四、大事记正文的记述方法

1、大事时间：

(1)时间应标示准确、具体：对每件大事必须写明年、月、日，有的甚至要准确到时、分、秒。

(2)按照时间顺序记载有关历史事实。

*持续两天以上的事件，以起始日作为编排的标准;

*大事记内容只反映一个年度的，要按月、日的自然顺序编排事件;

*反映若干年的，可每个年度分别记述，每年度设一个小标题，注明起止月，

*如果重要事件没有时间或时间不够准确，应先考证准确后，再按顺序编排;如果无法考证的，可作如下处理，年代不详者，排于本阶段之末;月份不详者，排于本年之末;日不详者，排于本月之末。

2、大事条目—指大事记中编者对入选史实所作的记载和叙述，在形式上对每一件史实的记述都分别表现为一个个自然段。

(1)编写原则—“一条一事”

注意：如果在同一时间下需要记述的事情不止一件，每一件都应单独编写一个条目，通常另起一段，也可在前面标上相应的符号以示区别。

例：广州市档案工作纪事

(4 ~ 6月)

四月

17日

*市规划局省一级档案综合管理达标评审会……

*香港历史档案处朱福强等4人到市档案馆参观…..

*佛山市……..

20日

(2)编写方法

*按时间顺序编排。

例： 年|月|日|

条目

六、选事原则与范围

选事——是指选择确定应予入记之事。

1、原则：大事要事必载，小事琐事不取。

2、范围

组织沿革

一、概念：是以文字或图表形式，系统记述和反映某一独立机关(包括党政机关和各种团体、企事业单位)或某一地区、某一系统各级各类机关自身发展演变的参考资料。

二、体例

1、编年法——以年度为单位，以年度先后为顺序，逐年编写机关自身各方面情况的一种方法。

2、阶段法

例： XX局组织沿革(1988—1997)

一、局隶属关系、性质任务和职权范围(1988—1997)

(一)单位名称

(二)成立时间

(三)隶属关系

(四)主要职能

二、机构设置及领导任免职情况

(一)一九八八年机构设置及领导任免职情况

1、局领导(包括党和行政)任免职情况

2、局机关部门、处室及负责人

(1)内部一级机构的名称、职能

(2)负责人(正、副职)的姓名、职务各任职时间

(二)一九八九年机构设置及领导任免职情况(同一九八八年(格式)

五、基本结构

(1)总题名：标题、起止时间、编者

例：《XX局组织沿革》(19XX ——19XX)

XX局综合档案室编

(2)序言

(3)目录

(4)正文

(5)附录

基础数字汇集

一、概念：以数字语言反映某一单位或某一地区、某一系统的某一方面情况或若干方面基本情况的一种参考资料。

二、整体结构

1、总标题：单位、 内容、 名称、 时间

例：《XX中学历年招生情况统计》(1990—1999)

2、编制说明

3、正文

三、正文要素与形式

1、要素：数列是构成统计数字汇集正文的基本要素。

一个数列包含四个方面的内容：

统计对象

时间与空间范围

统计数值

统计指标

例：华北电力系统建成投产机组台数统计：

“五一期间，京津塘2台，河北3台，山西6台……

注意：每一个数列可以根据需要选择不同的时间范围或空间范围，以便加以比较，但它所反映的统计对象却只能始终是一个，而不能前后游移。

2、形式：文字叙述式

图表式

图表与文字相结合形式

四、统计图表的绘制

(1)图示：直方图、折线图、圆饼图

(2)表格：时间数列表、空间数列表、时空数列表

五、编写要求

(1)准确

(2)全面性和系统性

(3)规范

利用效果事例

一、概念

将实际工作中利用档案的典型实例按照一定的体例加工提炼而成的一种参考资料。

利用档案、资料情况反馈登记表

年　月日　编号：

二、编写档案利用事例的意义

(一)显示档案的价值

(二)宣传档案工作

(三)交流档案利用经验

(四)拓宽档案利用途径

三、编写要求：

1、典型性

2、真实性

3、科学性

4、明确性

四、基本内容

1、标题;

2、利用档案的单位或利用者姓名、职务(职称)等;

3、利用档案的时间(或地点)

4、利用档案的目的或动因;

5、利用档案的内容、成分、数量、人次;

6、利用档案解决的具体问题;

7、该实例的提供者

利用档案事例1：

用档案　省时省钱

1993年5月，广州XX局属下XX港务公司根据生产需要，委托某船厂建造一艘汽车渡轮，预计设计费11万元，后由于档案科提供了1988年设计的同类船舶的原始材料作为母型图纸，为此，只付了修改设计费，不仅节省了重新设计费，还省去了重新设计的时间。

广州市XX局XX港务公司提供

利用档案事例2：

〔标题〕老成果焕发新活力，凭档案矗起顶梁柱

〔正文〕广州何济公制药三多年前已研制出“必消痰胶囊”但一直没有投产。1991年，该厂根据市场需要，决定从以往的科研成果中筛选研制出新产品投放市场。档案室及时提供了“必消痰胶囊”的有关生产配方和生产工艺档案，经研究改进，顺利推出适时新品种---复方必消痰胶囊，深受患者欢迎。自1991年投产至1993年共创利润533万多元，成为该厂支柱产品之一。

〔实例提供者〕广州何济公制药厂档案室提供