六、特殊载体档案保护

（一）照片档案保护

常规的照片档案是由胶片、照片和文字说明组成的。

1．胶片档案的保管方法

（1）装具材料

主要有纸质装具、塑料装具和金属装具。

2．存放形式

不同类型的胶片不得混装或放入同一容器中，应保存在低温、干燥的环境中，同时还应使环境空气流通。

此外，不同规格的胶片也应以不同方式存放。卷式胶片应卷绕在片盘和片芯上，以卷为单位存放，卷与卷之间水平摆放；片式胶片可在特制的纸质或塑料制成的封套内存放，然后放入有抽屉的金属拒内。胶片存放时不要捆夹或挤压。

2．保存胶片的环境条件

（1）保持适宜的温湿度

中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821－89规定保存胶片的适宜温湿度为：温度13℃～15℃，相对湿度35%～45%；保存照片的适宜温湿度为：温度14℃～24℃，相对湿度45%～60%。库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。

（2）保持空气清洁

保存胶片库房应注意防有害气体和灰尘。

（3）防光

光能破坏胶片档案，使其耐久性下降。因此，保存胶片的档案库房应配备防光设备，避免光线直接照射到胶片档案上。

（4）防霉

胶片库房应特别注意有害微生物的防治。危害档案的有害微生物在胶片档案上一旦滋生，就会使图像模糊，严重时胶片会粘连在一起，影像损坏，无法还原。

对胶片档案造成破坏作用的档案有害微生物多达十多种，所以选用的防霉剂应具有广谱性。

（5）防火

火对胶片档案的危害极大。胶片档案即使在火灾中幸存，高温也会使胶片档案的影像受损。为了预防胶片档案库房发生火灾，应禁止携带火种进入库房，库房内严禁明火操作，库房周围也不能堆放易燃品。胶片库房要配备足够的消防灭火器材和专用电盘电器装置，并建立严密的防火制度，消除一切火灾隐患，以保证胶片档案的安全。

3．建立严格的入库和定期检查制度

（1）建立严格的入库制度

一是胶片入库前的检查。主要检查胶片上是否有指纹、油污，胶片是否受潮发霉，胶片中是否夹带易燃物等。对有缺陷的胶片，要做好检查记录，以便隔离和及时修复。

二是入库前的技术处理。对于需要永久保存的入库胶片最好重新清洗，使影像质量达到长期保存标准。清洗液的配方为：500毫升水和3％的氨水100毫升相混后，加水至1000毫升；溶液现用现配，配制时用广口瓶，清洗时先把胶片在清洗液中浸泡5分钟，再用水洗5分钟，晾干即可。

（2）建立入库后胶片档案的抽样检查制度

为了使胶片寿命延长，改善其保存环境，抽样检查是不可缺少的。一般胶片应每隔半年抽查一次，贮存条件好的胶片库房也可每隔一年或两年抽查一次，在抽查过程中，若发现问题要及时处理，同时也为胶片合理保管积累经验。

具体检查内容有：

第一，胶片是否形变，如齿孔尺寸有无变化、片基是否卷曲、脆化、断裂或胶片是否粘连。

第二，胶片是否发生化学变化，如片基是否变黄、有斑点、退色，胶片上是否粘有灰尘和霉斑

第三，包装材料是否变质，如纸盒是否变色、脆裂，金属容器是否腐蚀等。

4．胶片档案在利用过程中的保护

胶片借阅中应建立合理的借阅制度，帮助读者掌握正确的阅读规则。取拿胶片应戴棉手套，并且只能接触胶片边缘部分，以免留下指纹和划痕；取拿胶卷不要握得太紧，更不能手握胶卷一端向外抽拉，这样会使乳剂层互相磨擦而损伤；坚持提供复制片的利用制度，禁止直接利用原胶片。

（二）磁性载体档案的保护

1．保持适宜的环境条件

（1）保持适宜的温湿度

国家档案局于1996年2月26日颁布的中华人民共和国行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》DA／T15-95，磁性载体档案库房应在温度15℃～27℃、相对湿度40%～60%范围内选定一组值，一旦选定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%。最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。

（2）防磁

当外磁场强度超过50奥斯特就有可能将磁性载体上的信息抹掉。电动机、发电机、变压器等电机设备均含磁场，而且强度大多超过1500奥斯特，足以抹掉磁记录载体材料上的信息。此外，还有一些设备，如放大器、电源装置、话筒、耳机、电视机、扬声器、消磁器等也会削弱磁记录信号，增加杂音。所以磁性载体档案存放环境一定要远离这些设备。

磁性载体档案在贮存和使用过程中要严防外来磁场的干扰。切忌把磁记录材料放在带有磁场或可能产生磁场的物体或设备附近。

（3）保持空气清洁，避免污损磁性载体表面

磁性载体材料在使用时，是以一定速度在不停地转动，对于磁带来说，带基之间相互磨擦次数多，会使带基表面温度升高。在这种使用状况下，如果磁带表面沾上灰尘、有害气体及磁带自身脱落的磁粉颗粒，在压力下被卷入磁带中，会使重放信号跌落，噪音增大，甚至由于磁粉或灰尘颗粒掺入磁头缝隙造成磁短路，使信号无法重放出来。

（4）防霉

霉菌一旦在磁性载体上滋生，分泌出的酸和酶，将导致磁性载体机械强度下降，磁粉脱落、带基相互粘连或脆化，信号丢失或失真。所以档案库房应注意防霉。

（5）防光与防火

光对磁性载体档案有很大的破坏作用，因此，应避免阳光直接照射磁性载体档案。

保存磁性载体档案的装具和库房应使用耐火材料，库内及附近严禁有易燃物品；库房内应严禁明火；库房中应配备二氧化碳灭火器等灭火设备；对重要档案应专柜存放。

2．利用中的保护

（1）磁带利用中的保护

①利用前应检查磁带卷绕情况，若卷绕太松可用铅笔插入带盘齿轮卷好再用。

②利用磁带时先检查所用机器状况，并掌握机器的使用方法，正确使用磁性载体档案的设备。

③利用磁带时，周围环境的温湿度与库房的温湿度相差范围，温度不应超过±3℃，湿度不应超过±5%，否则，应在使用前，将磁带在使用环境中平衡24小时以上。在使用前应将磁带按正常速度全程进带、倒带各两次。

④ 经常保持阅览环境的清洁无污染，并保持磁性载体档案和播放设备的清洁，减少不必要的磨损。

（2）软磁盘利用中的保护

软磁盘具有体积小、重量轻、成本低、高密度和可擦写等特点，能随时存取信息。但软磁盘记录的信息通常难以长久保存，因此必须有针对性地采取保护措施。

①科学地利用软磁盘。

②计算机病毒的防治。

③防止利用过程中信息的损坏。

④严格的安全操作措施。把重要的软盘信息定期复制存档，备份异地保存，避免因病毒的破坏而不易恢复，可将损失降到最小程度。

3．建立严格的管理制度

（1）入库前的检查和处理

磁带在贮存前，应检查磁带缠绕是否平整规范，不能有折皱、弯曲和边缘损坏现象。

 接收软磁盘时，必须在专用的计算机上严格检查有无病毒，如果发现病毒应进行彻底杀毒。接收软磁盘时还应复制双份或多份备存，其中一套专门用于保存而不提供利用，这样一方面可防止意外事故的损失，同时还可以应付软盘在使用过程中信息的损坏。

（2）建立定期倒带和复制制度

对于长期存放的磁带卷绕松紧要适当，最好以记录或重放速度重新卷绕一次再存放。卷绕过紧，高温下易形变、粘连和增大复印效应；卷绕过松，使用中易出现滑动，快速卷带边缘不易卷齐。

另外，磁带一般每隔3年半重新卷绕一次，以释放其内压力，同时还可以减少磁带的几何形变、粘连及弹性疲劳。卷绕时应以放音速度运行，不可快进、快倒，保持带基张力1.7牛顿～2.2牛顿，倒带时应在温度18℃±1℃，相对温度为40％±5％环境下进行。因此，在最佳的保存环境和使用条件下，磁带平均有效寿命仅有10年～20年左右，为了保持磁带上记录信息的安全，必须定期对存档磁带进行复制。

   软磁盘信息的保存时间也是有限的，在正常情况下只能保存20年。为了使软磁盘信息能长久保存，应定期对磁盘信息进行拷贝复制，拷贝复制时应使用质量好的软盘，以使软磁盘上的信息长久保存。

具体做法是：对于正常保存的磁性载体档案，可每10年复制一次；极重要磁性载体档案的复制周期由保存单位自定。

（3）正确存放

磁带卷好后，放入特制的盒中，竖直放在专用磁带架或柜上，使其受力均匀，避免磁带卷边或变形，磁带重心落在带盘芯上，可以避免因卷绕松弛造成磁带横向损伤。

软磁盘应竖放在专用的硬质软盘盒中，—方面可以避免挤压，另一方面可起到一定的防尘作用。

（4）定期检查

定期检查及清洗磁带机和软盘驱动器，严格遵守操作规程使用磁性载体材料。对数字磁记录载体每满2年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，若发现问题应及时采取恢复措施。

磁带的检查。对库存的磁带要定期进行物理性能和电磁性能检查，检查磁带

是否变形、粘连、断裂，磁粉是否脱落、霉变等。

每年对磁带档案按3%的比例随机抽样检查，如发现永久误差，则应对整套磁性载体档案重新检查，对发生永久性误差的磁带档案进行复制。

软磁盘的检查。如果发现软磁盘出现长霉、划伤、变形等质量问题，应作相应的技术处理，必要时应及时将信息拷贝到新的软磁盘上。定期检查，以便及时发现问题。长期不用的软磁盘应定期运行，以防盘片长霉。

此外，还要检查信息的可读性。随着计算机技术的飞速发展，信息的记录载体，如软磁盘的规格和软件系统均在不断变化，为此，所保存的软磁盘的载体形式和软件系统也应随之转化，以保证信息的持续可读取性。

4．硬磁盘的保护

硬磁盘的损坏大约70%是人为操作不当造成的。因此对硬磁盘预防性维护是十分必要的。在使用过程中，由于计算机使用不当、电源不稳定、空气污染、环境温度波动过大及计算机病毒等因素影响硬磁盘的使用寿命。为了有效地延长硬磁盘的寿命，在使用过程中应注意以下几点：

（1）保持适宜的温湿度

（2） 保持空气清洁

（3）减少震动冲击，防止磁场影响

（4）避免随意关机和频繁启动

（5）保持电源稳定

（6）防止计算机病毒的危害

（三）光盘档案的保护

光盘档案寿命短，不易保存，一旦出错，则无法读取信息。因此，应采取有效的措施，加强对光盘档案的保护。

1.正确保存，防止物理和化学损伤

为了避免光盘的物理和化学损伤，应减少使用次数。光盘寿命的长短，与光盘累计使用时间的长短息息相关。激光光能对光盘制成材料稳定性的影响，是随光盘累计使用时间的延长而加大的。

2.保持适宜的温湿度

最适宜光盘长期保存的温湿度环境是低温干燥、恒温恒湿的环境。光盘保存比较适宜的温度范围是14℃～24℃，较适宜的相对湿度范围是45%～60％，且每天温度的变动不应超过±2℃，湿度每天的变化范围不应超过±5％。

3.保持环境空气清洁

在每次拿取光盘时，只能接触光盘的内外沿，不能触摸光盘的数据区，以免油渍、汗渍和指纹粘在读取面的数据读取区。在光盘使用完毕后应立即放回到盘盒中避免灰尘、异物的污染。

4.正确使用和存放光盘

光盘从光驱中取出后，最好是保存在质地优良的光盘保护盒中竖直存放，不能用商店里卖的塑料套保管光盘，在不适宜的温湿度条件下，它会与光盘粘连，也不能将光盘夹于书页之间存放，因为不光滑的纸页会对光盘造成轻微的划伤。光盘在存放过程中也要注意防光，日光的过分照射会造成光盘变形和加速毁坏。

5.建立合理的管理制度

对入库的光盘要检查，只有符合保管要求的光盘档案才能接收入库。库房管理人员应随时掌握库房内光盘档案的保存状况，建立检查制度，以便了解不同保存时间光盘的变化情况。对检查中发现的问题应及时处理，并将每次检查和处理的结果记录下来。在目前的技术条件下，光盘还不能长期保存。为了保持光盘上的档案信息不被丢失，光盘在正常的保存环境中，应每隔10年～15年复制一次。